Assistente - Secretária dos Serviços Gerais. Multinacional Transporte

O nosso cliente, uma multinacional espanhola de transportes em plena expansão com mais de 15.000 pessoas que partilham um propósito comum: construir uma mobilidade sustentável, multimodal e conectada. O objetivo é integrar no seu quadro de pessoal uma Secretária/Assistente para apoio à gestão do departamento de Serviços Gerais, nos escritórios localizados em Gondomar (Porto).

Funções:
- Gerir as atividades corporativas da equipa de gestão, tais como agendar e preparar reuniões, atender visitantes, fazer reservas de quartos e restaurantes, etc.
- Preparar documentos de reunião, comunicações pré-reunião, notificações aos participantes e ordens de serviço.
- Coordenar reuniões e participantes.
- Mantenha um registo de todas as reuniões e de dois pontos de ação.
- Dê prioridade a todas as comunicações, incluindo e-mail, telefone e pessoalmente, para que as atividades propostas aconteçam.
- Coordenar os preparativos de viagens e alojamento em toda a empresa para garantir a utilização de fornecedores aprovados e o cumprimento das políticas da empresa.
- Apoio na organização de eventos em que a equipa de gestão participa.
- Gerir o orçamento e as despesas do departamento de acordo com a política da empresa; rever e aprovar faturas e conciliar contas. Inclui também a elaboração moderada de relatórios de refeições.
- Executar diversas tarefas administrativas (criar documentos, e-mails, traduções, resumos e cartas, conforme necessário).
- Construa relações em toda a organização: comunique eficazmente e colabore de forma multifuncional, trabalhando com pessoas de todos os níveis, origens e conjuntos de competências.

Oferecido:
- Contrato sem termo com horário de trabalho completo.
- Horário flexível: check-in entre as 08:00 - 09:00 e check-out entre as 17:00 - 18:00 de segunda a quinta e sexta-feira com horário contínuo das 08:00 às 15:00.
- Bom ambiente de trabalho e ambiente de trabalho estável.

Aptitudes y conocimientos deseados:
- Nível nativo de português.- Nível avançado de espanhol B2-C1. tanto falada como escrita.- Nível Alto de inglês. B2-C1. tanto falada como escrita.- Conhecimentos avançados de Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.).- Capacidade de organizar e gerir o tempo.- Boa aparência e atitude profissional.- Proatividade, responsabilidade e boa comunicação.